О проекте

• Заказчик: SOCAR (1000 пользователей, 8 предприятий – в том числе 6 региональных).
• Отрасль: Нефтяной сектор.
• Задача: Сокращения времени на процесс согласование документации; сокращения времени на поиск документов; наладить сеть взаимодействия с региональными представительствами.
• Результат: Централизованная система электронного документооборота; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на грузинский язык; интеграция с системой биллинга.

Задача

 «SOCAR» - Государственная нефтяная компания Азербайджанской Республики.  

Главные цели внедрения СЭД на предприятии — сделать безопасной работу с корпоративными документами и повысить контроль за их движением.

Выбранные ориентиры позволили выделить следующие задачи:

• Создание единого архива документов с возможностью гибкого разграничения доступа.
• Формирование единого реестра договорных документов с возможностью группировки и сортировки по необходимым параметрам.
• Возможность создания документов по шаблонам.
• Быстрое согласование документов и возможность контроля сроков.
• Сохранение истории работы с договорами, возможность учета и анализа изменений содержания с поддержкой версионности.
• Удобная аналитика по договорной работе.

Решение

Компания имеет разветвлённую региональную сеть представительств, расположенных в пределах разных стран. В связи с такой большой распределенной сетью подразделений, персонал компании испытывал большие сложности при согласовании ряда внутренних документов. Срок согласования документов мог достигать порядка 2 недель, поиск необходимых документов затягивался на несколько часов. У руководства компании отсутствовали единые механизмы контроля за выполнением поручений по документам. Таким образом, было принято решение об автоматизации документооборота компании. 

Внедрение системы электронного документооборота WSS Docs позволило создать единую информационную среду, поддерживающую весь жизненный цикл документов, объединить всех сотрудников компании в каждом отделении, а также существенно сократить материальные и временные затраты на обработку и хранение документов. Новая полнофункциональная система электронного документооборота позволила: 

• объединить в едином информационном пространстве всю необходимую документацию
• регламентировать все документно-ориентированные процессы 
• организовать оперативную работу с документами 
• внедрить средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины 
• повысить скорость принятия решений за счет минимизации времени на обработку документов 
• обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.