О проекте
- Заказчик: «Express Bank» (350 пользователей, 15 филиалов).
- Отрасль: Финансы.
- Задача: Сокращения времени на операции, связанные с обработкой и доставкой управленческих документов; сокращения времени на поиск и доставку необходимой информации для принятия или исполнения решения; сведения к минимуму случаев потери документов и необходимости в связи с этим повторного их создания; организации контроля исполнения документов и поручений по ним; наладить сеть взаимодействия с филиалами.
- Решение: Система Электронного Документооборота на платформе WSS Docs.
- Результат: Централизованная система электронного документооборота -сотрудники банка получили возможность быстро находить нужную информацию и совместно работать с документами; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на азербайджанский; автоматизация процесса согласования кредита.
Задача
ОАО «Expressbank» функционирует 24 года (лицензия была выдана в июне 1989 года Госбанком СССР). Бренд банка кратко олицетворяет его стратегическое видение, ценности, на которые он опирается и цели, которые он перед собой ставит. Основной стратегией банка является превращение «Expressbank» в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть продаж в стране, выделяющегося качеством обслуживания и находящегося в пятерке банков Азербайджана. Перед банком стояла задача обеспечить сотрудников инструментами для групповой и совместной работы. Кроме того, необходимы были средства управления документацией. Очевидным решением этих задач являлось внедрение СЭД. Выбор был сделан в пользу решения на платформе WSS Docs.
Решение
В качестве партнера по внедрению решения была выбрана компания Noventiq, которая доказала свою компетентность в предыдущих совместных проектах с «Expressbank» и обладает большим опытом успешного внедрения СЭД.
Система электронного документооборота WSS Docs позволяет контролировать ход исполнения документов намного эффективней. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее становится контроль над их исполнением, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с работой аппарата управления. Это особенно полезно компаниям с развитой филиальной сетью, таким, как Expressbank, в состав которого входят 15 филиалов, 6 из которых находятся в регионах.
Первым этапом проекта было планирование архитектуры решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ. На втором этапе было произведено развертывание и конфигурирование решения для сотрудников общего отдела банка. На заключительном этапе было проведена проверка работоспособности системы, а также создание и тестирование среды для ее восстановления. После этого специалисты Noventiq осуществили успешную сдачу системы в промышленную эксплуатацию.
Результат
Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа. В рамках автоматизации процесса обработки документа с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и передачи в архив должно быть обеспечено выполнение следующих итераций:
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Учет резолюций, выданных руководством организации, постановка документов на контроль.
- Централизованный контроль исполнения документов.
- Передача документов в архив.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Внедрение в структуру деятельности банка CЭД позволило решить целый ряд задач:
- упростить сотрудникам банка доступ к информации;
- ограничить доступ к документам;
- организовать совместную работу с документами;
- автоматизировать все процессы делопроизводства банка;
- локализировать на азербайджанский;
- автоматизировать процесс согласования выдачи кредитов.
- обеспечить быстрый и удобный поиск документов и информации.
В поисках наиболее эффективного решения задачи автоматизации обработки документов Expressbank начал сотрудничать с компанией Noventiq International, крупнейшим в стране поставщиком программного обеспечения. Специалисты Noventiq помогли выбрать оптимальный для наших целей продукт, которым оказалась популярная система электронного документооборота WSS Docs.
Электронный документооборот сегодня – это не просто одна из форм электронного обмена данными, но и важнейший инструмент автоматизации бизнес-процессов. За большинством бизнес-процессов во всех компаниях и организациях стоит в том или ином виде документ. Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа.
Внедрение системы документооборота позволило сотрудникам банка избавиться от рутинных операций, таких как поиск и систематизация, которые ранее отнимали львиную долю сил и времени при работе с документами и служили причиной ошибок. Мы высоко оценили преимущества WSS Docs и вклад, который этот продукт уже внес в развитие нашего банка. И сейчас с полной ответственностью могу рекомендовать WSS Docs всем, кто заинтересован в эффективной системе документооборота, позволяющей одержать верх над непродуктивными временными затратами, направленными на решение рутинных задач.
AtaBank выражает благодарность сотрудникам Учебного центра Noventiq за организацию и проведение обучения сотрудников банка. Повышение квалификации сотрудников является важной составляющей любого направления в бизнесе. Обучение персонала должно проходить таким образом, чтобы мотивировать сотрудников на дальнейшее развитие и на достижение результатов. Особенно приятно, когда обучение проходит легко и интересно. Именно этим выделяется Учебный центр Noventiq. Работая c Вами c 2007 года, мы благодарны Вам за сотрудничество и взаимопонимание c Вашей стороны. Очень довольны компетентным и профессиональным персоналом Вашей фирмы, который всегда быстро и оперативно решает все задачи, возникающие в процессе организации и проведения образовательного процесса.
Эффективность курсов в Учебном центре Noventiq заключается в оптимальном соотношении отработки практических навыков и подачи теоретического материала, и конечно, в высоком профессионализме тренеров. Особенно хочется отметить высокое профессиональное мастерство и педагогический талант преподавателей, которые обладают глубокими знаниями в области проведения тренингов и навыками последовательного, грамотного и интересного изложения материала. Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество!
УЦ Noventiq был выбран нами в качестве обучающей организации, потому что полностью отвечал нашим требованиям к качеству и сервису обучения. Это и оперативные менеджеры, которые грамотно проконсультируют, какой именно курс из очень большого списка выбрать, чтобы он оказался максимально полезен в практической деятельности, и хорошо оборудованные учебные классы, и, безусловно, высококвалифицированные преподаватели. Кроме того, не последнюю роль в выборе УЦ сыграла и его безупречная репутация.
Мы довольны итоговым результатом нашего сотрудничества с компанией Noventiq, инженеры которой провели тщательное обследование нашей инфраструктуры и предложили отличное решение по оптимизации и развитию. По итогам проекта мы можем быть уверены в надежности и отказоустойчивой работе наших ключевых IT-систем. Работа службы каталогов Active Directory стабилизировалась, была повышена отказоустойчивость почтового решения Microsoft Exchange Server 2010.
Эффективное выстраивание системы безопасности информационных ресурсов банка в соответствии с требованиями международных стандартов в сфере безопасности, является важнейшей задачей службы управления информационной безопасности банка. Мы несем большую ответственность перед нашими клиентами и поэтому должны внимательно отслеживать уровень защищенности своих информационных систем в проактивном режиме. Работа специалистов компании Noventiq отличается комплексным подходом к решению задач и высоким профессионализмом, что полностью соответствует нашим требованиям.
От лица компании Holcim выражаем благодарность компании Noventiq и преподавателю, а также руководителю Учебного центра Эльшану Бабаеву за качественную организацию и проведение курсов Adobe Photoshop и Corel Draw в офисе нашей компании. Курсы были проведены в полном объеме. Преподаватель уделял достаточно времени как теоретическим, так и практическим занятиям. На все вопросы были получены подробные ответы. По нашему мнению, большой опыт работы преподавателя с данными продуктами позволил ему хорошо раскрыть и углубленно преподать важные аспекты курсов. Мы рекомендуем преподавателя как талантливого и опытного педагога всем своим коллегам.
Очень понравилось то, как были освещены вопросы курса в процессе обучения в Учебном центре Noventiq. Чувствуется, что преподаватель не только хорошо знает теорию курса, но и имеет практический опыт по его вопросам. Хочу поблагодарить команду Noventiq за продуктивную работу и качественно организованное обучение.
Сразу хотелось бы отметить, что считаю себя имеющим солидный опыт общения с компанией Noventiq. В какой сфере? Курсы и тренинги для меня и моих сотрудников, заказ и покупка программного обеспечения, консалтинг и помощь в решении острых и не очень проблем со стороны высококвалифицированных специалистов в сфере IT. По всем этим направлениям всегда только лучшее качество, разумные цены и то, чего не купишь за деньги – приятное и полезное общение с отлично подобранным коллективом профессионалов.
В роли тренера на ITIL Foundation, на котором я принял участие, выступил ITIL-Expert Синан Алиев. Спасибо ему за способность преподнести далеко не самый легкий и очень обширный материал не в виде сухой лекции, а так, что мы чувствовали себя на встрече старых добрых друзей, обсуждающих свои повседневные проблемы за чашкой чая. Теплая дружественная обстановка во время обучения, а также многочисленные примеры из личной практики только способствовали усвоению знаний.
Позволю себе заметить, что курс Foundation очень обобщенный и дает общее представление о процессах и их структурировании, но именно он является той самой вершиной огромного айсберга, он открывает путь к дальнейшим знаниям. Уже сейчас могу с уверенностью сказать, что по завершении курса считаю себя готовым применять эти знания. Материалы же, подобранные командой Noventiq и, в первую очередь, тренером, будут отличным тому подспорьем. А после закрепления результата буду рад продолжить обучение.
Хотим выразить благодарность сотрудникам Учебного центра Noventiq Education за высокий уровень организации обучения, а также за внимательный подход к своим клиентам. Хочется отметить работу преподавателя Юрия Булина, благодаря которому были получены навыки работы с Adobe Connect 8, позволяющие выполнять служебные обязанности оперативно и на более высоком уровне. Обучение было полезно для нашей организации и полностью соответствовало требования и ожиданиям.