О проекте

• Заказчик: «Express Bank» (350 пользователей, 15 филиалов).
• Отрасль: Финансы.
• Задача: Сокращения времени на операции, связанные с обработкой и доставкой управленческих документов; сокращения времени на поиск и доставку необходимой информации для принятия или исполнения решения; сведения к минимуму случаев потери документов и необходимости в связи с этим повторного их создания; организации контроля исполнения документов и поручений по ним; наладить сеть взаимодействия с филиалами.
• Решение: Система Электронного Документооборота на платформе WSS Docs.
• Результат: Централизованная система электронного документооборота -сотрудники банка получили возможность быстро находить нужную информацию и совместно работать с документами; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на азербайджанский; автоматизация процесса согласования кредита.

Задача

ОАО «Expressbank» функционирует 24 года (лицензия была выдана в июне 1989 года Госбанком СССР). Бренд банка кратко олицетворяет его стратегическое видение, ценности, на которые он опирается и цели, которые он перед собой ставит. Основной стратегией банка является превращение «Expressbank» в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть продаж в стране, выделяющегося качеством обслуживания и находящегося в пятерке банков Азербайджана.  Перед банком стояла задача обеспечить сотрудников инструментами для групповой и совместной работы. Кроме того, необходимы были средства управления документацией. Очевидным решением этих задач являлось внедрение СЭД. Выбор был сделан в пользу решения на платформе WSS Docs.

Решение

В качестве партнера по внедрению решения была выбрана компания Softline, которая доказала свою компетентность в предыдущих совместных проектах с «Expressbank» и обладает большим опытом успешного внедрения СЭД.

Система электронного документооборота WSS Docs позволяет контролировать ход исполнения документов намного эффективней. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее становится контроль над их исполнением, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с работой аппарата управления. Это особенно полезно компаниям с развитой филиальной сетью, таким, как Expressbank, в состав которого входят 15 филиалов, 6 из которых находятся в регионах.

Первым этапом проекта было планирование архитектуры решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ. На втором этапе было произведено развертывание и конфигурирование решения для сотрудников общего отдела банка. На заключительном этапе было проведена проверка работоспособности системы, а также создание и тестирование среды для ее восстановления. После этого специалисты Softline осуществили успешную сдачу системы в промышленную эксплуатацию.

Результат

Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа. В рамках автоматизации процесса обработки документа с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и передачи в архив должно быть обеспечено выполнение следующих итераций:

• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
• Учет резолюций, выданных руководством организации, постановка документов на контроль.
• Централизованный контроль исполнения документов.
• Передача документов в архив.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Внедрение в структуру деятельности банка CЭД позволило решить целый ряд задач:

• упростить сотрудникам банка доступ к информации;
• ограничить доступ к документам;
• организовать совместную работу с документами;
• автоматизировать все процессы делопроизводства банка;
• локализировать на азербайджанский; 
• автоматизировать процесс согласования выдачи кредитов.
• обеспечить быстрый и удобный поиск документов и информации.