О проекте
- Заказчик: «Express Bank» (350 пользователей, 15 филиалов).
- Отрасль: Финансы.
- Задача: Сокращения времени на операции, связанные с обработкой и доставкой управленческих документов; сокращения времени на поиск и доставку необходимой информации для принятия или исполнения решения; сведения к минимуму случаев потери документов и необходимости в связи с этим повторного их создания; организации контроля исполнения документов и поручений по ним; наладить сеть взаимодействия с филиалами.
- Решение: Система Электронного Документооборота на платформе WSS Docs.
- Результат: Централизованная система электронного документооборота -сотрудники банка получили возможность быстро находить нужную информацию и совместно работать с документами; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на азербайджанский; автоматизация процесса согласования кредита.
Задача
ОАО «Expressbank» функционирует 24 года (лицензия была выдана в июне 1989 года Госбанком СССР). Бренд банка кратко олицетворяет его стратегическое видение, ценности, на которые он опирается и цели, которые он перед собой ставит. Основной стратегией банка является превращение «Expressbank» в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть продаж в стране, выделяющегося качеством обслуживания и находящегося в пятерке банков Азербайджана. Перед банком стояла задача обеспечить сотрудников инструментами для групповой и совместной работы. Кроме того, необходимы были средства управления документацией. Очевидным решением этих задач являлось внедрение СЭД. Выбор был сделан в пользу решения на платформе WSS Docs.
Решение
В качестве партнера по внедрению решения была выбрана компания Softline, которая доказала свою компетентность в предыдущих совместных проектах с «Expressbank» и обладает большим опытом успешного внедрения СЭД.
Система электронного документооборота WSS Docs позволяет контролировать ход исполнения документов намного эффективней. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее становится контроль над их исполнением, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с работой аппарата управления. Это особенно полезно компаниям с развитой филиальной сетью, таким, как Expressbank, в состав которого входят 15 филиалов, 6 из которых находятся в регионах.
Первым этапом проекта было планирование архитектуры решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ. На втором этапе было произведено развертывание и конфигурирование решения для сотрудников общего отдела банка. На заключительном этапе было проведена проверка работоспособности системы, а также создание и тестирование среды для ее восстановления. После этого специалисты Softline осуществили успешную сдачу системы в промышленную эксплуатацию.
Результат
Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа. В рамках автоматизации процесса обработки документа с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и передачи в архив должно быть обеспечено выполнение следующих итераций:
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Учет резолюций, выданных руководством организации, постановка документов на контроль.
- Централизованный контроль исполнения документов.
- Передача документов в архив.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Внедрение в структуру деятельности банка CЭД позволило решить целый ряд задач:
- упростить сотрудникам банка доступ к информации;
- ограничить доступ к документам;
- организовать совместную работу с документами;
- автоматизировать все процессы делопроизводства банка;
- локализировать на азербайджанский;
- автоматизировать процесс согласования выдачи кредитов.
- обеспечить быстрый и удобный поиск документов и информации.
В поисках наиболее эффективного решения задачи автоматизации обработки документов Expressbank начал сотрудничать с компанией Softline International, крупнейшим в стране поставщиком программного обеспечения. Специалисты Softline помогли выбрать оптимальный для наших целей продукт, которым оказалась популярная система электронного документооборота WSS Docs.
Электронный документооборот сегодня – это не просто одна из форм электронного обмена данными, но и важнейший инструмент автоматизации бизнес-процессов. За большинством бизнес-процессов во всех компаниях и организациях стоит в том или ином виде документ. Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа.
Внедрение системы документооборота позволило сотрудникам банка избавиться от рутинных операций, таких как поиск и систематизация, которые ранее отнимали львиную долю сил и времени при работе с документами и служили причиной ошибок. Мы высоко оценили преимущества WSS Docs и вклад, который этот продукт уже внес в развитие нашего банка. И сейчас с полной ответственностью могу рекомендовать WSS Docs всем, кто заинтересован в эффективной системе документооборота, позволяющей одержать верх над непродуктивными временными затратами, направленными на решение рутинных задач.
Внедрение системы управления проектами на базе Microsoft Project является важным шагом на пути развития нашей компании. Мы получаем инструмент управления, позволяющий держать под контролем состояние как самих проектов, так и проактивно вносить необходимые изменения, чтобы поддержать должный уровень сервиса. Выражаем компании Softline свою благодарность за высокий уровень обслуживания и желаем творческих успехов!
УЦ Softline был выбран нами в качестве обучающей организации, потому что полностью отвечал нашим требованиям к качеству и сервису обучения. Это и оперативные менеджеры, которые грамотно проконсультируют, какой именно курс из очень большого списка выбрать, чтобы он оказался максимально полезен в практической деятельности, и хорошо оборудованные учебные классы, и, безусловно, высококвалифицированные преподаватели. Кроме того, не последнюю роль в выборе УЦ сыграла и его безупречная репутация.
Очень понравилось то, как были освещены вопросы курса в процессе обучения в Учебном центре Softline. Чувствуется, что преподаватель не только хорошо знает теорию курса, но и имеет практический опыт по его вопросам. Хочу поблагодарить команду Softline за продуктивную работу и качественно организованное обучение.
Сразу хотелось бы отметить, что считаю себя имеющим солидный опыт общения с компанией Softline. В какой сфере? Курсы и тренинги для меня и моих сотрудников, заказ и покупка программного обеспечения, консалтинг и помощь в решении острых и не очень проблем со стороны высококвалифицированных специалистов в сфере IT. По всем этим направлениям всегда только лучшее качество, разумные цены и то, чего не купишь за деньги – приятное и полезное общение с отлично подобранным коллективом профессионалов.
В роли тренера на ITIL Foundation, на котором я принял участие, выступил ITIL-Expert Синан Алиев. Спасибо ему за способность преподнести далеко не самый легкий и очень обширный материал не в виде сухой лекции, а так, что мы чувствовали себя на встрече старых добрых друзей, обсуждающих свои повседневные проблемы за чашкой чая. Теплая дружественная обстановка во время обучения, а также многочисленные примеры из личной практики только способствовали усвоению знаний.
Позволю себе заметить, что курс Foundation очень обобщенный и дает общее представление о процессах и их структурировании, но именно он является той самой вершиной огромного айсберга, он открывает путь к дальнейшим знаниям. Уже сейчас могу с уверенностью сказать, что по завершении курса считаю себя готовым применять эти знания. Материалы же, подобранные командой Softline и, в первую очередь, тренером, будут отличным тому подспорьем. А после закрепления результата буду рад продолжить обучение.
Эффективное выстраивание системы безопасности информационных ресурсов банка в соответствии с требованиями международных стандартов в сфере безопасности, является важнейшей задачей службы управления информационной безопасности банка. Мы несем большую ответственность перед нашими клиентами и поэтому должны внимательно отслеживать уровень защищенности своих информационных систем в проактивном режиме. Работа специалистов компании Softline отличается комплексным подходом к решению задач и высоким профессионализмом, что полностью соответствует нашим требованиям.
Содержание прослушанных сотрудниками банка курсов «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 1» и «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 2» способствовало приобретению нужного опыта и необходимых знаний для повышения профессиональных навыков управления базами данных. Особенно порадовало качество проведения курса, которое соответствовало высокому профессиональному уровню.
Мы довольны итоговым результатом нашего сотрудничества с компанией Softline, инженеры которой провели тщательное обследование нашей инфраструктуры и предложили отличное решение по оптимизации и развитию. По итогам проекта мы можем быть уверены в надежности и отказоустойчивой работе наших ключевых IT-систем. Работа службы каталогов Active Directory стабилизировалась, была повышена отказоустойчивость почтового решения Microsoft Exchange Server 2010.
Компания AMEC выражает благодарность Учебному центру Softline за проведение в 2013 г. курсов повышения квалификации AutoCAD. Работники, проходившие обучение, отметили высокую квалификацию преподавателя Ильгара Ахундова. В процессе обучения учитывался опыт и пожелания каждого из участников и предлагались практические задания. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.