О проекте
- Заказчик: «Express Bank» (350 пользователей, 15 филиалов).
- Отрасль: Финансы.
- Задача: Сокращения времени на операции, связанные с обработкой и доставкой управленческих документов; сокращения времени на поиск и доставку необходимой информации для принятия или исполнения решения; сведения к минимуму случаев потери документов и необходимости в связи с этим повторного их создания; организации контроля исполнения документов и поручений по ним; наладить сеть взаимодействия с филиалами.
- Решение: Система Электронного Документооборота на платформе WSS Docs.
- Результат: Централизованная система электронного документооборота -сотрудники банка получили возможность быстро находить нужную информацию и совместно работать с документами; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на азербайджанский; автоматизация процесса согласования кредита.
Задача
ОАО «Expressbank» функционирует 24 года (лицензия была выдана в июне 1989 года Госбанком СССР). Бренд банка кратко олицетворяет его стратегическое видение, ценности, на которые он опирается и цели, которые он перед собой ставит. Основной стратегией банка является превращение «Expressbank» в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть продаж в стране, выделяющегося качеством обслуживания и находящегося в пятерке банков Азербайджана. Перед банком стояла задача обеспечить сотрудников инструментами для групповой и совместной работы. Кроме того, необходимы были средства управления документацией. Очевидным решением этих задач являлось внедрение СЭД. Выбор был сделан в пользу решения на платформе WSS Docs.
Решение
В качестве партнера по внедрению решения была выбрана компания Softline, которая доказала свою компетентность в предыдущих совместных проектах с «Expressbank» и обладает большим опытом успешного внедрения СЭД.
Система электронного документооборота WSS Docs позволяет контролировать ход исполнения документов намного эффективней. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее становится контроль над их исполнением, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с работой аппарата управления. Это особенно полезно компаниям с развитой филиальной сетью, таким, как Expressbank, в состав которого входят 15 филиалов, 6 из которых находятся в регионах.
Первым этапом проекта было планирование архитектуры решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ. На втором этапе было произведено развертывание и конфигурирование решения для сотрудников общего отдела банка. На заключительном этапе было проведена проверка работоспособности системы, а также создание и тестирование среды для ее восстановления. После этого специалисты Softline осуществили успешную сдачу системы в промышленную эксплуатацию.
Результат
Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа. В рамках автоматизации процесса обработки документа с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и передачи в архив должно быть обеспечено выполнение следующих итераций:
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Учет резолюций, выданных руководством организации, постановка документов на контроль.
- Централизованный контроль исполнения документов.
- Передача документов в архив.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Внедрение в структуру деятельности банка CЭД позволило решить целый ряд задач:
- упростить сотрудникам банка доступ к информации;
- ограничить доступ к документам;
- организовать совместную работу с документами;
- автоматизировать все процессы делопроизводства банка;
- локализировать на азербайджанский;
- автоматизировать процесс согласования выдачи кредитов.
- обеспечить быстрый и удобный поиск документов и информации.
В поисках наиболее эффективного решения задачи автоматизации обработки документов Expressbank начал сотрудничать с компанией Softline International, крупнейшим в стране поставщиком программного обеспечения. Специалисты Softline помогли выбрать оптимальный для наших целей продукт, которым оказалась популярная система электронного документооборота WSS Docs.
Электронный документооборот сегодня – это не просто одна из форм электронного обмена данными, но и важнейший инструмент автоматизации бизнес-процессов. За большинством бизнес-процессов во всех компаниях и организациях стоит в том или ином виде документ. Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа.
Внедрение системы документооборота позволило сотрудникам банка избавиться от рутинных операций, таких как поиск и систематизация, которые ранее отнимали львиную долю сил и времени при работе с документами и служили причиной ошибок. Мы высоко оценили преимущества WSS Docs и вклад, который этот продукт уже внес в развитие нашего банка. И сейчас с полной ответственностью могу рекомендовать WSS Docs всем, кто заинтересован в эффективной системе документооборота, позволяющей одержать верх над непродуктивными временными затратами, направленными на решение рутинных задач.
Содержание прослушанных сотрудниками банка курсов «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 1» и «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 2» способствовало приобретению нужного опыта и необходимых знаний для повышения профессиональных навыков управления базами данных. Особенно порадовало качество проведения курса, которое соответствовало высокому профессиональному уровню.
Наши сотрудники в очередной раз остались очень довольны качеством проведенных в вашем Учебном центре курсов Cisco, поэтому от лица Access Bank мы хотели бы поблагодарить коллектив Учебного центра Softline за прекрасную организацию учебного процесса. Особенно хотелось бы отметить высокий профессионализм преподавателей и внимательность менеджеров Учебного центра, которые сумели найти индивидуальный подход к каждому слушателю. Мы благодарим Учебный центр Softline за отличную работу и надеемся, что и в будущем будем плодотворно сотрудничать с Вашей организацией. Желаем Вам и Вашей компании всевозможных успехов и дальнейшего развития!
Обучение полностью отвечало нашим требованиям к сервису и качеству. В курсе достаточно полно раскрыты все основные темы. Мы получили подробные ответы на все интересующие вопросы. Для нас Учебный центр Softline – это и оперативные грамотные менеджеры, и отлично оборудованные классы, и, безусловно, высококвалифицированные преподаватели. Хотелось бы лично поблагодарить преподавателя Егора Котова за внимательность и профессионализм за индивидуальный подход. Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вашим Учебным центром Softline.
«Развитие платформы ServiceNow – еще один шаг к формированию сервисного подхода к решению бизнес-задач на наших предприятиях и эффективному управлению ключевыми процессами в масштабах компании.»
Компания Delta Group выражает благодарность Учебному центру Softline за проведение в 2013 г. курсов повышения квалификации AutoCAD. Работники, проходившие обучение, отметили высокую квалификацию преподавателя. В процессе обучения учитывался опыт и пожелания каждого из участников и предлагались практические задания. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Полностью удовлетворен уровнем проведения курсов. Инструктор был дружелюбным, находил общий язык, исчерпывающе отвечал на вопросы, его было очень интересно слушать. Буду рад в будущем посетить дополнительные курсы CIMA в Учебном центре Softline, а также предпочел бы видеть в лице инструктора именно Рафика Тагиева.
Сразу хотелось бы отметить, что считаю себя имеющим солидный опыт общения с компанией Softline. В какой сфере? Курсы и тренинги для меня и моих сотрудников, заказ и покупка программного обеспечения, консалтинг и помощь в решении острых и не очень проблем со стороны высококвалифицированных специалистов в сфере IT. По всем этим направлениям всегда только лучшее качество, разумные цены и то, чего не купишь за деньги – приятное и полезное общение с отлично подобранным коллективом профессионалов.
В роли тренера на ITIL Foundation, на котором я принял участие, выступил ITIL-Expert Синан Алиев. Спасибо ему за способность преподнести далеко не самый легкий и очень обширный материал не в виде сухой лекции, а так, что мы чувствовали себя на встрече старых добрых друзей, обсуждающих свои повседневные проблемы за чашкой чая. Теплая дружественная обстановка во время обучения, а также многочисленные примеры из личной практики только способствовали усвоению знаний.
Позволю себе заметить, что курс Foundation очень обобщенный и дает общее представление о процессах и их структурировании, но именно он является той самой вершиной огромного айсберга, он открывает путь к дальнейшим знаниям. Уже сейчас могу с уверенностью сказать, что по завершении курса считаю себя готовым применять эти знания. Материалы же, подобранные командой Softline и, в первую очередь, тренером, будут отличным тому подспорьем. А после закрепления результата буду рад продолжить обучение.
Очень понравилось то, как были освещены вопросы курса в процессе обучения в Учебном центре Softline. Чувствуется, что преподаватель не только хорошо знает теорию курса, но и имеет практический опыт по его вопросам. Хочу поблагодарить команду Softline за продуктивную работу и качественно организованное обучение.