О проекте
- Заказчик: «Express Bank» (350 пользователей, 15 филиалов).
- Отрасль: Финансы.
- Задача: Сокращения времени на операции, связанные с обработкой и доставкой управленческих документов; сокращения времени на поиск и доставку необходимой информации для принятия или исполнения решения; сведения к минимуму случаев потери документов и необходимости в связи с этим повторного их создания; организации контроля исполнения документов и поручений по ним; наладить сеть взаимодействия с филиалами.
- Решение: Система Электронного Документооборота на платформе WSS Docs.
- Результат: Централизованная система электронного документооборота -сотрудники банка получили возможность быстро находить нужную информацию и совместно работать с документами; доступ ко всем документам регламентируется политиками; автоматизация всех процессов делопроизводства; локализация на азербайджанский; автоматизация процесса согласования кредита.
Задача
ОАО «Expressbank» функционирует 24 года (лицензия была выдана в июне 1989 года Госбанком СССР). Бренд банка кратко олицетворяет его стратегическое видение, ценности, на которые он опирается и цели, которые он перед собой ставит. Основной стратегией банка является превращение «Expressbank» в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть продаж в стране, выделяющегося качеством обслуживания и находящегося в пятерке банков Азербайджана. Перед банком стояла задача обеспечить сотрудников инструментами для групповой и совместной работы. Кроме того, необходимы были средства управления документацией. Очевидным решением этих задач являлось внедрение СЭД. Выбор был сделан в пользу решения на платформе WSS Docs.
Решение
В качестве партнера по внедрению решения была выбрана компания Softline, которая доказала свою компетентность в предыдущих совместных проектах с «Expressbank» и обладает большим опытом успешного внедрения СЭД.
Система электронного документооборота WSS Docs позволяет контролировать ход исполнения документов намного эффективней. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее становится контроль над их исполнением, снижаются прямые и косвенные издержки, связанные с работой аппарата управления. Это особенно полезно компаниям с развитой филиальной сетью, таким, как Expressbank, в состав которого входят 15 филиалов, 6 из которых находятся в регионах.
Первым этапом проекта было планирование архитектуры решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ. На втором этапе было произведено развертывание и конфигурирование решения для сотрудников общего отдела банка. На заключительном этапе было проведена проверка работоспособности системы, а также создание и тестирование среды для ее восстановления. После этого специалисты Softline осуществили успешную сдачу системы в промышленную эксплуатацию.
Результат
Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа. В рамках автоматизации процесса обработки документа с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и передачи в архив должно быть обеспечено выполнение следующих итераций:
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Учет резолюций, выданных руководством организации, постановка документов на контроль.
- Централизованный контроль исполнения документов.
- Передача документов в архив.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Внедрение в структуру деятельности банка CЭД позволило решить целый ряд задач:
- упростить сотрудникам банка доступ к информации;
- ограничить доступ к документам;
- организовать совместную работу с документами;
- автоматизировать все процессы делопроизводства банка;
- локализировать на азербайджанский;
- автоматизировать процесс согласования выдачи кредитов.
- обеспечить быстрый и удобный поиск документов и информации.
В поисках наиболее эффективного решения задачи автоматизации обработки документов Expressbank начал сотрудничать с компанией Softline International, крупнейшим в стране поставщиком программного обеспечения. Специалисты Softline помогли выбрать оптимальный для наших целей продукт, которым оказалась популярная система электронного документооборота WSS Docs.
Электронный документооборот сегодня – это не просто одна из форм электронного обмена данными, но и важнейший инструмент автоматизации бизнес-процессов. За большинством бизнес-процессов во всех компаниях и организациях стоит в том или ином виде документ. Главная задача систем электронного документооборота – обеспечить все этапы жизненного цикла документа.
Внедрение системы документооборота позволило сотрудникам банка избавиться от рутинных операций, таких как поиск и систематизация, которые ранее отнимали львиную долю сил и времени при работе с документами и служили причиной ошибок. Мы высоко оценили преимущества WSS Docs и вклад, который этот продукт уже внес в развитие нашего банка. И сейчас с полной ответственностью могу рекомендовать WSS Docs всем, кто заинтересован в эффективной системе документооборота, позволяющей одержать верх над непродуктивными временными затратами, направленными на решение рутинных задач.
Компания AMEC выражает благодарность Учебному центру Softline за проведение в 2013 г. курсов повышения квалификации AutoCAD. Работники, проходившие обучение, отметили высокую квалификацию преподавателя Ильгара Ахундова. В процессе обучения учитывался опыт и пожелания каждого из участников и предлагались практические задания. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
«Развитие платформы ServiceNow – еще один шаг к формированию сервисного подхода к решению бизнес-задач на наших предприятиях и эффективному управлению ключевыми процессами в масштабах компании.»
От лица компании Holcim выражаем благодарность компании Softline и преподавателю, а также руководителю Учебного центра Эльшану Бабаеву за качественную организацию и проведение курсов Adobe Photoshop и Corel Draw в офисе нашей компании. Курсы были проведены в полном объеме. Преподаватель уделял достаточно времени как теоретическим, так и практическим занятиям. На все вопросы были получены подробные ответы. По нашему мнению, большой опыт работы преподавателя с данными продуктами позволил ему хорошо раскрыть и углубленно преподать важные аспекты курсов. Мы рекомендуем преподавателя как талантливого и опытного педагога всем своим коллегам.
Мы считаем компанию Softline одним из самых компетентных поставщиков IT-услуг на нашем рынке, и работа специалистов партнера в рамках заключенного соглашения Microsoft Enterprise Agreement (EA) на поставку программного обеспечения Microsoft – очередное тому подтверждение. Заключенный контракт полностью соответствует стратегическим интересам нашей компании как с точки зрения состава программных продуктов, так и с точки зрения условий работы. Теперь мы имеем полностью стандартизированный набор программ на всех компьютерах при этом платить за лицензии мы будем с рассрочкой на три года, что позволит не извлекать средства из оборота.
Эффективное выстраивание системы безопасности информационных ресурсов банка в соответствии с требованиями международных стандартов в сфере безопасности, является важнейшей задачей службы управления информационной безопасности банка. Мы несем большую ответственность перед нашими клиентами и поэтому должны внимательно отслеживать уровень защищенности своих информационных систем в проактивном режиме. Работа специалистов компании Softline отличается комплексным подходом к решению задач и высоким профессионализмом, что полностью соответствует нашим требованиям.
Содержание прослушанных сотрудниками банка курсов «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 1» и «Администрирование Oracle Database 11g. Часть 2» способствовало приобретению нужного опыта и необходимых знаний для повышения профессиональных навыков управления базами данных. Особенно порадовало качество проведения курса, которое соответствовало высокому профессиональному уровню.
Обучение полностью отвечало нашим требованиям к сервису и качеству. В курсе достаточно полно раскрыты все основные темы. Мы получили подробные ответы на все интересующие вопросы. Для нас Учебный центр Softline – это и оперативные грамотные менеджеры, и отлично оборудованные классы, и, безусловно, высококвалифицированные преподаватели. Хотелось бы лично поблагодарить преподавателя Егора Котова за внимательность и профессионализм за индивидуальный подход. Надеемся на дальнейшее сотрудничество с Вашим Учебным центром Softline.
Полностью удовлетворен уровнем проведения курсов. Инструктор был дружелюбным, находил общий язык, исчерпывающе отвечал на вопросы, его было очень интересно слушать. Буду рад в будущем посетить дополнительные курсы CIMA в Учебном центре Softline, а также предпочел бы видеть в лице инструктора именно Рафика Тагиева.