/
x

Главная / Услуги / Консалтинг / Электронный документооборот (ECM)

Электронный документооборот (ECM)

Электронный документооборот (ECM) – это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Ключевые преимущества:

  • Прозрачность бизнес-процессов. Бизнес становится управляемым.
  • Вся деятельность организации становится абсолютно контролируемой и прозрачной.
  • Повышение надежности и конфиденциальности информации.
  • Документы хранятся в электронном виде, что многократно повышает надежность.
  • Повышение уровня исполнительской дисциплины.

СЭД предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, что обеспечивает повышение уровня исполнительской дисциплины.

  • Сокращение затрат времени сотрудников и руководителей.
  • Использование СЭД заметно сокращает затраты времени на все рутинные операции с документацией: создание, согласование, поиск и подготовку отчетов по состоянию дел.
  • Повышение квалификации сотрудников.
  • Внедрение инноваций на предприятии ведет к общему повышению квалификации сотрудников.
  • Коллективная работа с документами.
  • Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint Foundation 2010, автоматизирующая все типовые процессы документооборота.

На наш взгляд, WSS Docs обладает наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint. Отличительные черты СЭД WSS Docs – высокая производительность, надежность, простота в использовании, проработанный и мощный функционал системы.

Состав коробочного решения

В состав решения входят следующие процессы:

  • Регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов.
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов.
  • Подготовка, согласование, наложение резолюции, исполнение служебных записок.
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение приказов и распоряжений.
  • Подготовка, согласование, регистрация, рассылка и исполнение протоколов совещаний.
  • Согласование договоров, дополнительных соглашений. Контроль исполнения договоров.
  • Постановка, исполнение, подтверждение поручений. Иерархическая структура поручений (возможность создавать дочерние поручения, отслеживание статуса исполнения). Создание поручений в рамках документа.
  • Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов.
  • Нормативные документы, согласование и архив НСИ.
  • Документ со свободной маршрутизацией (пользователь определяет состав согласующих и тип согласования, адресата, адресатов рассылки).

Дополнительные опции

  • Архивное делопроизводство.
  • Архив ПСД.
  • Сканирование.
  • Потоковый ввод.
  • ЭЦП.
  • Интеграция с ERP.
  • Интеграция с Project Server.

Технические характеристики

  • Хранение и обработка до 50 млн документов.
  • Время отклика системы на действия пользователя системы < 1 секунда.
  • Работа в территориально-распределенной среде.

Технические требования

SharePoint любой из версий:

  • SharePoint Foundation 2010 (бесплатная платформа, входит в состав Windows Server 2008).
  • SharePoint Server 2010.
  • SharePoint Server 2007.
  • SQL Server 2008 Standard и выше.
  • Windows Server 2008 Standard и выше.

Заказчики WSS Docs

В России (более 150 компаний)

  • «Энергостройинвест-холдинг»
  • «Русский Алкоголь»
  • Nycomed
  • Tez Tour
  • Delta Credit
  • «Голос России»

В Азербайджане

  • Express Bank
  • Karasu Operating Company
  • Shirvan Operating Company
  • Binagadi Oil Company
  • Neftchala Operating Company
  • Absheron Operating Company

Особенности решения

Система WSS Docs обладает мощным и гибким функционалом:

  • Настраиваемые процессы согласования, исполнения документов.
  • Удобные и полнофункциональные интерфейсы работы с документами.
  • Настраиваемые маршруты согласования документов.
  • Последовательное согласование.
  • Параллельное согласование.
  • Комбинации последовательного и параллельного согласования.
  • Поиск и фильтрация.
  • Поиск документов по фильтрам, настроенным на любые поля карточки.
  • Полнотекстовый поиск документов с учетом русской морфологии.
  • Настраиваемые представления.
  • Оповещения системы по email.
  • По всем событиям по документу.
  • Возможность принятия решений из письма.
  • Контроль исполнительской дисциплины.
  • Контроль сроков согласования.
  • Контроль сроков исполнения поручений.
  • Ежедневные напоминания обо всех просроченных документах.
  • Система заместителей.
  • Для каждого сотрудника в системе может быть установлен заместитель.
  • Широкие возможности регистрации документов, нумерация документов.
  • Шаблоны регистрационных номеров.
  • Автоматическая нумерация документов и проектов документов.
  • Возможность задавать регистрационный номер как из системы, так и вручную.
  • Возможность зарегистрировать документ задним числом.
  • В каждом документе системы есть возможность просмотреть родительские и дочерние документы.
  • Работа с файлами документов.
  • Возможность прикреплять к карточке документа произвольное количество файлов.
  • Возможность комментировать прикрепленные файлы.
  • Отслеживание версий каждого прикрепленного файла, сравнение версий.
  • Разграничение доступа к карточкам и файлам документов.
  • Разграничение доступа на основе ролей и правил.
  • Доступ может устанавливаться на документ в целом, на файлы, на отдельные поля карточки.

Фиксация всех действий и решений пользователей по документу в истории решений, в которой фиксируется:

  • Пользователь, принявший решение, его роль.
  • Название решения.
  • Время принятия решения.
  • Все оповещенные по решению сотрудники.

Ключевые преимущества WSS Docs

Преимущества WSS Docs перед конкурирующими решениями находятся в следующих областях:

1. Удобство пользовательского интерфейса.
2. Функциональная полнота.
3. Низкая стоимость продукта и проекта по его внедрению.
4. Высочайшая производительность и скорость работы.
5. Короткие сроки проекта внедрения.
6. Гарантировано высокое качество в результате внедрения.

Сроки внедрения

Средняя продолжительность базового внедрения составляет 5-6 недель до ввода системы в эксплуатацию!

При этом 80% наших заказчиков после базового внедрения не прибегают к дополнительным вложениям в развитие WSS Docs.

Это возможно потому, что WSS Docs является готовым полнофункциональным продуктом! И это выгодно отличает нашу систему от конкурентов.

Техническая и сервисная поддержка

В течение первого года эксплуатации WSS Docs компания WSS-Consulting предоставляет бесплатно Базовую техническую поддержку:

  • Горячая линия по e-mail (помощь в диагностике ошибок).
  • Поставка обновленных версий системы и сервис-паков.
  • Создание хотфиксов в случае обнаружения ошибок в системе заказчиком.
  • Ежемесячная техническая поддержка.

В итоге мы предлагаем:

  • Разработка и внедрение системы под нужды каждого заказчика.
  • Внедрение и сдача в эксплуатацию системы за 2 месяца.
  • Полноценная система на азербайджанском языке.
  • Обучение технического и офисного персонала.